CIBG krijgt dankzij DICTU nieuw intranet

Eind 2020 leverde DICTU het nieuwe intranet op voor het CIBG, onderdeel van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Dit werkt op het content management systeem Drupal versie 8 en heeft een aantal nieuwe componenten, zoals een poll en smoelenboek.

Michael Biharie, hoofd afdeling Applicatie- en servicemanagement van CIBG, over de start: ‘We hadden in 2015 al een intranet ingericht, maar de afdeling Communicatie wilde een intranet dat meer interactieve mogelijkheden bevat. Dat moet ervoor zorgen dat meer medewerkers op intranet kijken en onderling meer binding ontstaat. DICTU had al de nodige ervaring met het content management systeem Drupal, vandaar dat wij met hen in gesprek zijn gegaan. Daarnaast is het aanbestedingstechnisch gezien ook eenvoudiger om een overheidspartij bij zo’n migratie en bouw van intranet te betrekken. Je hebt dan niet te maken met mogelijke verlengingsopties voor opdrachten. Zo is in februari 2020 uiteindelijk de opdracht aan DICTU gegund en was half maart 2020 de kick-off.’

Demo omgevingssite

Applicatiemanager Hafid El Khadir vervolgt: ‘DICTU stelde voor om alvast voor de gunning in oktober 2019 een eerste designsprint te doen en een demo site voor ons te bouwen, zodat wij een gevoel konden krijgen van hoe het nieuwe intranet eruit zou komen te zien. Die presentatie is destijds intern goed ontvangen door de afdeling Communicatie en de directie. Daarna is DICTU voor ons aan de slag gegaan, waarbij ze in tweewekelijkse sprints werkende onderdelen van de software opleverden. In het begin liep de samenwerking wat stroef, omdat we het idee hadden dat DICTU niet snel genoeg onze eisen oppakte of afspraken nakwam. Maar na een korte evaluatie zijn er goede werkafspraken gemaakt, waarbij onze product owner een keer in de twee weken bij de ontwikkelaars aanschoof en vinger aan de pols hield. Daarnaast zijn er ook goede financiële afspraken gemaakt.’

Delivery manager Mathilda Kempers (web & app-services, DICTU) begeleidde vanuit DICTU het proces. Zij vertelt over het proces: ‘Toen we net met de realisatie startten, moesten we vanwege de coronamaatregelen op afstand werken. Dat leverde wat spraakverwarring op, waarbij we naar een balans zochten om die goede samenwerking op inhoud en financiën te vinden. Videobellen doen we allemaal, maar je mist toch een deel non-verbale communicatie. Na een evaluatiegesprek en het strakker trekken van afspraken, verliep dat beter. Het was goed dat we open naar elkaar zijn geweest over zaken die niet goed gingen en die ook bespreekbaar hebben gemaakt, zodat we ze tijdig konden aanpassen. De samenwerking verliep uiteindelijk heel prettig, vooral ook omdat we die moeilijke gesprekken niet uit de weg zijn gegaan.’

Direct aan tafel

Voor 2021 wordt onder meer nagedacht over het toevoegen van een marktplaats. ‘Een van de leerpunten vanuit het vorige traject is dat we DICTU nu al bij de eisen voor de uitbreidingen te betrekken. Zo krijgt het team het proces en de feeling mee van hoe we van een idee tot een concrete eis komen’, vertelt El Khadir verder. Kempers vult aan: ‘Hierdoor kunnen we ook eerder een verdiepingsslag maken, weten we veel concreter wat de wensen van de opdrachtgever zijn en wat wij moeten bouwen.’