De kunst van een inkoopvoorbereiding

Een goed inkoopproces begint al bij de voorbereiding. Daar weten Pieter-Jan Bas (senior contract manager, bovenste foto) en Richard Greving (product manager, onderste foto) van DICTU alles van. Daarom is het essentieel dat Inkoop en Contractmanagement vooraf bij het inkoopproces betrokken worden. Maar vooral ook Architectuur & Technologie en Informatiebeveiliging. Zeker bij de aanschaf van vervangende of nieuwe (software)producten. Een goed geregeld inkoopproces helpt DICTU opdrachtgevers beter van dienst te zijn.

Een goede dienstverlening begint met de kwaliteit en zorgvuldigheid van de voorbereiding op het inkoopproces, leggen de twee uit. Dat fundament leggen ze graag samen met de opdrachtgever. ‘Binnen DICTU willen we graag samen met de interne opdrachtgever vooraf bepalen welke producten en diensten geschikt zijn om aan te schaffen’, vertelt Bas. ‘We weten wat er aan de voorkant van het inkoopproces moet zijn geregeld om het uiteindelijke inkoopproces goed en sneller te laten verlopen. We weten als geen ander vanuit bijvoorbeeld Architectuur & Technologie en Informatiebeveiliging wat voor platforms binnen DICTU gebruikelijk zijn. Of er al gelijkwaardige producten in huis zijn die – niet onbelangrijk – aan de interne beveiligingseisen voor privacy en verwerking van privacygegevens voldoen. Of hoe je een pilot moet inrichten met voorbeelden, zodat de uiteindelijke invoering sneller verloopt. Als je die eisen en voorwaarden vooraf goed borgt, heb je bij het offerte- en inkoopproces geen problemen.’

Rode draad

‘Nu komt het nogal eens voor dat opdrachtgevers zelf gaan winkelen en vervolgens bij DICTU Inkoop aankloppen met de vraag om dit product of deze dienst aan te schaffen’, vervolgt Bas. ‘Maar hoe veilig zijn die producten en diensten uiteindelijk als een coördinator Informatiebeveiliging van DICTU hiernaar kijkt? Kan de product owner ermee uit de voeten? Kunnen we op basis van de kennis en kunde van het team Architectuur & Technologie een al bij het DICTU-platform behorend product adviseren? Een product dat beter aansluit op ons applicatielandschap en wellicht ook te gebruiken is door andere opdrachtgevers?’

‘We pleiten ervoor om vanuit Inkoop en Contractmanagement de voorbereiding en communicatie rondom de aanschaf van nieuwe producten beter te laten verlopen. Dat is de rode draad van ons verhaal. Des te beter de communicatie, des te beter en sneller het proces.’

195 (software)producten

Greving vult aan: ‘We bekijken ook of we bepaalde producten kunnen hergebruiken en welke service we al in huis hebben. Hergebruik van producten zorgt ervoor dat de beheerkosten beter controleerbaar zijn en daarbij is ook de opdrachtgever gebaat. DICTU beheert meer dan 195 (software)producten. Het zou dus wel heel raar zijn als wij binnen DICTU waar mogelijk geen standaardoplossing hebben als antwoord op de inkoopvraag.’

‘Een goed geregeld inkoopproces helpt ons opdrachtgevers beter van dienst te zijn. Soms heeft een opdrachtgever behoefte aan een speciale applicatie. Vaak kan DICTU met bepaalde producten of bestaande technieken die we al in huis hebben zo’n applicatie bouwen. Zo kunnen we een product leveren dat binnen onze architectuur past en goed te beheren valt. Betrek ons daarom bij uw specifieke vraag of behoefte voor een product of dienst, zodat wij die samen naar de juiste functionaliteit kunnen vertalen. Onze klanten hebben recht op een goed werkende loketfunctie. DICTU staat daarvoor!’

Dit artikel is ook verschenen in de nieuwe editie van ons magazine Entry.