DJI krijgt grip op het voortgangsproces: ForZa wordt FiZZa

De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) heeft in 2020 samen met DICTU het platform ForZa vervangen door FiZZa. Deze applicatie is een zaakmanagementsysteem dat gebaseerd is op Rijkszaak van DICTU en valt onder het project Financiële Verantwoording Forensische Zorg. ‘Door FiZZa krijgt DJI meer grip op het verantwoordingsproces en daarmee beter zicht op de besteding van het budget voor forensische zorg, zo’n 800 miljoen op jaarbasis’, vertelt projectmanager Jan Moens van DJI.

Moens werkt sinds oktober 2019 voor trajecten voor het Specialistisch Inkoop Centrum (SIC) bij DJI en dan vooral op het vlak van de forensische zorg. Die legt een rechter soms als onderdeel van een straf of maatregel op aan iemand met een psychische/psychiatrische stoornis of verstandelijke beperking. ‘Met FiZZa krijgt DJI maximale grip op het indienen, controleren en terugkoppelen van in behandeling zijnde zorgkosten van zorgaanbieders. Door FiZZa sturen we een goede rapportage naar de minister, zodat we een eventueel overschot of tekort aan financiën zo vroeg mogelijk signaleren’, aldus Moens.

Goed totaalbeeld

‘Er was al in 2018 een plan om over te stappen naar een nieuw systeemlandschap voor de verantwoording van de forensische zorg. We willen een goed totaalbeeld krijgen van wat er aan zorg is geleverd, wat is afgerond en wat nog loopt. En omdat zorgaanbieders niet bij elkaar in de keuken mogen kijken, wilden we een platform binnen een platform.’

‘Voor grip op het proces heb je een zaakmanagementsysteem nodig. We hebben toen diverse opties binnen DJI bekeken en kwamen bij Rijkszaak van DICTU uit. De keuze was toen snel gemaakt.’

Digitaal thuiswerken

In april 2020 werd met het bouwen van FiZZa gestart. In september 2020 ging de stekker uit het oude platform ForZa en ging SIC met FiZZa verder. Product owner Maarten Hoogendoorn hierover: ‘Dat was best kort dag, omdat de keuze voor Rijkszaak pas in februari 2020 was gevallen. In juni 2020 zijn de eerste analysegesprekken gestart en daarna verliep alles heel erg vlot. We zijn klein begonnen en vanuit die eerste versie telkens nieuwe sprints gestart. Tussendoor waren er digitale meetings, want door corona moesten we vanaf het begin van dit project thuiswerken. Maar dat verliep goed. De samenwerking met DICTU verloopt altijd heel plezierig en de eerste ervaringen met FiZZa zijn positief. We werken nauw samen met projectleider Marc Gravekamp van DICTU en zijn team en spreken elkaar regelmatig online.’

Gravekamp vult aan: ‘Virtueel werken gaat inderdaad heel goed en doen we nu voor heel veel projecten. We weten welke middelen we op welk moment moeten inzetten. Wel mis ik af en toe het echt persoonlijke contact met mensen. Gelukkig ken ik het grootste deel van het developmentteam al van andere trajecten en zijn er ook feedbackmomenten waarop we elkaar toch even kunnen zien.’

Out-of-the-box

Moens is tevreden over het resultaat. ‘FiZZa voldoet aan de verwachtingen en biedt wat we zoeken. Alles wat we nodig hebben, is redelijk eenvoudig te realiseren. Ook het “out-of-the-box”-deel van het systeem voldoet. Er is dan ook geen kritiek op de functionaliteit van het systeem, eerder op het feit dat ze bij SIC het liefst al een kwartaal eerder met FiZZA waren gestart en nu de ondersteuning van ForZa moesten rekken. Maar dat ligt meer aan de besluitvorming binnen ons departement. Toen in april dat besluit viel, konden we in september starten. Deadlines maakten het desondanks noodzakelijk om tijdelijke voorzieningen te bouwen. Hierdoor is er geld uitgegeven aan zaken die we nu niet meer gebruiken. Zo konden we vanwege de korte doorlooptijd pas later met eHerkenning starten en moesten we eerst twee factorauthenticatie gebruiken voor toegang door externe zorgaanbieders.

‘De komende tijd verbeteren we de ondersteuning van de tussentijdse verantwoording die in het derde kwartaal van 2020 in korte tijd is neergezet.  Om zodoende het maximale uit Rijkszaak te halen. Nu de eindverantwoording door een goede middenklasser wordt ondersteund, moeten we voor de tussentijdse verantwoording per april 2021 natuurlijk niet willen terugvallen op een klein boodschappenautootje. Het meest spannende is de koppeling van het systeem aan dat van SIC. Die koppeling bepaalt vermoedelijk de einddatum van het project.’

Meer standaardiseren

‘Het verantwoordingsproces is gestandaardiseerd. FiZZa krijgt ook een standaard correspondentieproces die we breed kunnen inzetten’, vult Hoogendoorn aan. ‘Dat past goed in onze roadmap om meer te gaan standaardiseren. Daarnaast leeft er binnen DJI ook de wens om meer datagedreven en datagestuurd te gaan werken. Dus de gegevens die we uitwisselen, inzichtelijk te maken voor onszelf en voor de partijen waarmee we samenwerken. Dat betekent dat FiZZa uiteindelijk een platform wordt waarmee we meer dan alleen financiële gegevens kunnen uitwisselen.’