Een pandemie vraagt toch iets anders van ons werk

Dat de coronapandemie zo lang zou aanhouden, had niemand in maart 2020 kunnen voorspellen. Wat kwam er bijvoorbeeld allemaal kijken bij het opzetten van de Tegemoetkoming Vaste Lasten (TVL) voor bedrijven? Astrid Raaphorst (directeur TVL) en Ricardo Ottens (DICTU) kijken terug op een bewogen, maar leerzame periode. 

In het weekend van 15 maart 2020 werd duidelijk dat alles dichtging in Nederland. Datzelfde weekend belden collega’s van het ministerie van EZK ons met de vraag of we met uiterste spoed een regeling konden uitvoeren om ondernemers financieel tegemoet te komen’, aldus Raaphorst. Een regeling met uiterste spoed uitvoeren, vraagt al veel. ‘Maar om dat ook volledig vanuit huis te moeten doen, is nog van een heel andere orde’, aldus Raaphorst.

Volgens Ottens (dienstverantwoordelijke zaakgericht werken) heerste er ook nog eens een bepaald stigma op thuiswerken. ‘De vraag was of de productiviteit en kwaliteit wel gelijk zouden blijven. Tegenwoordig speelt die vraag niet meer. Ik merkte juist op dat iedereen een stuk productiever is geworden en bij alle vergaderingen kon aansluiten’, aldus Ottens. Raaphorst is het daarmee eens: ‘Het was roeien met de riemen die we hadden met alle hens aan dek. De regeling Tegemoetkoming Ondernemers Getroffen Sectoren COVID-19 (TOGS) hebben we binnen twee weken kunnen openstellen. Normaal gesproken hebben we veel langer tijd nodig. We hebben geleerd op een hele andere manier samen te werken en dat pakte positief uit. Dat willen we vasthouden voor de toekomst!’ 

Afhandeling steunmaatregelen

Na ruim 220.000 aanvragen voor de TOGS- regeling kwam de TVL-regeling. Raaphorst: ‘Deze regeling is veel meer toegesneden op de situatie van verschillende groepen ondernemers en past bij de steeds veranderende maatregelen.’

Beëindiging van de steunmaatregelen betekent niet dat het werk ophoudt. De TVL is volgens Raaphorst met inmiddels vijf opeenvolgende kwartalen complexer en omvangrijker geworden dan een ieder vooraf had kunnen bedenken. Ze schat in dat RVO nog vijf jaar nodig heeft om de regeling volledig af te handelen. ‘Sommige ondernemers kregen een te hoog voorschot en kunnen die renteloos binnen vijf jaar terugbetalen. Andere aanvragen moeten we nog afronden. Flink wat ondernemers zitten nog in een bezwaarprocedure. Daar gaat nog veel inzet en tijd overheen.’

De kunst is om de regeling “beheerst af te bouwen”. ‘We hebben ontzettend veel lessen getrokken uit de TVL-regeling. In de manier van werken; de relatie met opdrachtgevers, over het platform; klantcontact; de automatisering, en hoe we omgaan met data. We willen de geleerde werkwijze in andere regelingen gaan toepassen.’ Ottens sluit zich daarbij aan: ‘Zo checken/ controleren we bijvoorbeeld aan de hand van data van de Kamer van Koophandel (KvK) en de Belastingdienst of ondernemers in aanmerking komen voor de regeling en voor welk bedrag.

Onmisbare rol DICTU

De samenwerking met RVO is volgens Ottens intensiever. ‘Wanneer je een duidelijke prioriteitsstelling hebt, gaat samenwerken makkelijker. We wisten dat het voortbestaan van veel ondernemers van ons werk afhing. Daarom vroegen we ons telkens af hoe we het platform nog efficiënter en effectiever konden inrichten. Besef over het doel creëren op de werkvloer blijkt erg belangrijk.’

Volgens Ottens was het thuiswerken hier een onverwacht voordeel. ‘Bij DICTU kijken we naar de verschillende deskundigheid die we in huis hebben. Die deskundige medewerkers zetten we bij elkaar. Dat gaat vele malen makkelijker als je niet allemaal fysiek op een locatie aanwezig hoeft te zijn. Voor de pandemie was het een stuk moeilijker om een geschikte dag, tijdstip en locatie te vinden met verschillende experts over heel Nederland. Online gaat dat veel makkelijker.’

Nieuw ICT-platform

Raaphorst sluit zich daarbij aan. Al was het nog even spannend of het platform de hoeveelheid aanmeldingen aankon toen de TOGS live ging. Na een paar maanden ging RVO met ondersteuning van DICTU over op UPNL. Dat is een nieuw en veel verdergaand geautomatiseerd en gedigitaliseerd ICT-platform. DICTU zorgt voor de infrastructuur, beveiliging, koppelingen en de nodige updates van het platform. ‘DICTU is bij ons werk niet weg te denken. De organisatie is echt cruciaal geweest in het hele proces’, aldus Raaphorst. “Opgavegericht werken” is volgens haar daarbij belangrijk. De ondernemer moet centraal staan. RVO heeft uit deze periode geleerd om DICTU nog beter bij deze opgave en de situatie waarin ondernemers zich bevinden te betrekken en hen ook bij DICTU een gezicht te geven. Zo weten medewerkers waarvoor en voor wie ze hun werk uitvoeren.

Beiden kijken tevreden op de afgelopen tijd terug. ‘Hier staan eigenlijk twee hele trotse mensen’, zegt Ottens, terwijl Raaphorst instemmend knikt.

Meer Entry-artikelen lezen of aanmelden

Dit artikel is eerder verschenen in ons relatiemagazine Entry. Wilt u ons hele magazine lezen, boordevol met artikelen over de activiteiten van onze klanten, partners en DICTU zelf? Klik dan hier. Aanmelden voor toekomstige edities kan natuurlijk ook. U kunt op het formulier kiezen of u Entry digitaal en/of op papier wilt ontvangen.