Geslaagde pilot RijksZaak bij Kamer van Koophandel

Sinds november 2022 heeft de Kamer van Koophandel (KVK) officieel het zogeheten UBO-register trusts geopend. Een UBO (Ultimate Beneficial Owner) is de uiteindelijke belanghebbende van een trust of wie daarover zeggenschap heeft. Dit verplichte EU-register helpt bij het bestrijden en opsporen van witwassen, corruptie en het financieren van terrorisme. De eerste release was het resultaat van maanden intensieve samenwerking tussen KVK, uitvoeringspartner Ordina en DICTU.

Voor DICTU fungeerde het project als pilot om zaakgericht werken (RijksZaak) volgens de nieuwe bedrijfsstrategie te leveren. Een strategie waarbij DICTU niet meer alles zelf doet, maar ook dingen samen doet (met marktpartijen en/of andere overheidspartijen) en dingen laat doen  (lees daarover over in De rode draad van DICTU’s bedrijfsstrategie, Entry 2023). 

Zelfstandig bestuursorgaan

Programmamanager Jan Neger (KVK) en projectleider David Wieman van DICTU kijken terug op een goede, maar ook leerzame en vooral intensieve samenwerking tussen DICTU, Ordina en KVK. Het beschikbaar stellen van DICTU-voorzieningen aan een zelfstandig bestuursorgaan met een eigen rechtspersoonlijkheid (zbo) is uitzonderlijk, leggen beiden uit. Vanaf eind 2020 zijn er, op verzoek van de opdrachtgevende ministeries van Financiën en Justitie & Veiligheid, gesprekken gevoerd tussen de KVK en DICTU en in 2021 is een juridische procedure doorlopen. Hierdoor was DICTU bevoegd aan KVK te leveren zonder Europese aanbesteding. 

‘Officieel vallen we onder het ministerie van EZK. Hoewel EZK de kaders bepaalt waarbinnen KVK zijn zaken en activiteiten uitvoert, zijn we een zbo. Dus om zonder aanbesteding bij DICTU te kunnen aankloppen, moesten we eerst een hele juridische procedure door’, legt Neger uit. Wiegman vult aan dat daarvoor goedkeuring nodig was van de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, in overeenstemming met de minister van EZK. Daarna kon het project eind 2021 starten.

UBO-register in het kort

Een UBO-register laat zien wie uiteindelijk beslissen in organisaties die in Nederland zijn opgericht of wie zeggenschap heeft over een trust of soortgelijke juridische constructie. UBO’s zijn dus de personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van de organisatie of er zeggenschap over hebben. Het in de EU verplichte UBO-register is een belangrijk hulpmiddel in het tegengaan van witwassen, belastingfraude, belastingontduiking, corruptie en het financieren van terrorisme. De ministeries van Financiën en Justitie & Veiligheid (J&V) vinden het bij deze activiteiten van groot maatschappelijk belang dat de identiteit van de daders niet verborgen blijft achter verhullende juridische constructies. KVK beheert er nu twee:

1. Eigenaren van ondernemingen, stichtingen, verenigingen en andere rechtspersonen moeten de UBO’s inschrijven in het UBO-register  voor vennootschappen en andere juridische eenheden.
2. Trustees (beheerders) van een trust of andere juridische constructies moeten de UBO’s inschrijven in het UBO-register voor trusts. De trustee is als beheerder van de trust of soortgelijke juridische constructie verantwoordelijk voor het tijdig en volledig registreren van de trust en zijn begunstigden/zeggenschaphouders in het UBO-register trusts.

Neger: ‘Met de opdrachtgevende ministeries van Financiën en J&V zijn afspraken gemaakt over het beheer van het UBO-register voor trusts. Eén daarvan is dat we gebruikmaken van standaard software en afzien van maatwerk. KVK is toen op zoek gegaan naar een partner die een passende oplossing kon bieden. Het was dus geen kwestie van ‘niet zelf kunnen bouwen’, maar eerder van ‘niet zelf willen bouwen’. Uiteindelijk kwamen we bij RijksZaak van DICTU uit. In november 2021 kregen we groen licht voor de eerder aangegeven procedure en konden we van start met de realisatie. Samen met realisatiepartner Ordina en DICTU zijn we aan de slag gegaan. Het register wordt nu in verschillende releases opgeleverd. De eerste release is binnen een jaar ontwikkeld en live gegaan.’ 

Nieuwe werkwijze

Voor DICTU was niet alleen KVK als klant nieuw, ook de werkwijze. Wieman: ‘In onze nieuwe bedrijfsstrategie hebben we ervoor gekozen om qua dienstverlening alleen het platform beschikbaar te stellen met de bijhorende aanvullende en optionele diensten. We doen de dienstverlening per opdrachtgever nu slimmer, omdat we nu samenwerken met onze RijksZaak-klanten en IT-dienstverleners. Die IT-dienstverleners ontwikkelen RijksZaak onder regie van een klant. Zo werken we in deze opdracht samen met KVK en Ordina als IT-dienstverlener. Daarbij is KVK zelf verantwoordelijk voor de businessinvoering en levert marktpartij Ordina onder regie van KVK de klantspecifieke realisatie. Dat laatste is nodig, omdat elke organisatie anders is.’ 

De samenwerking met DICTU en Ordina is volgens Neger in de driehoek KVK, Ordina en DICTU zonder meer goed te noemen. ‘Wel is de samenwerking met Ordina intensiever en dat is ook logisch’, merkt hij op. ‘De gehele ontwikkeling, het testen en de release van de klantapplicatie gebeurt in samenwerking met Ordina als partner voor de realisatie. De product owner die KVK levert, maakt onderdeel uit van het Ordina-team. Ook de samenwerking met de architecten van KVK en Ordina vormt een basis voor de routekaart en bijvoorbeeld de businessanalyse, vooruitlopend op de ontwikkeling en tests. Dit proces is dus intensiever dan de samenwerking met DICTU. De samenwerking tussen David en mij is goed en we kunnen snel schakelen. Maar soms wil ik wel eens sneller dan de planning bij het RijksZaak-team van DICTU toelaat. We zijn afhankelijk van de basisdienst. Dus als er veranderingen of een upgrade van die basisdienst nodig is, kan het voorkomen dat wij wat onze routekaart betreft harder gaan dan waarin de planning van de basisdienst voorziet. Niet iets nieuws denk ik in een klant-leverancier-relatie, maar gelet op de nieuwe bedrijfsstrategie zal dit een grote uitdaging zijn voor DICTU.’

Geleerde lessen

Ook Wieman spreekt van een goede samenwerking: ‘We zijn erg blij met de feedback vanuit KVK op dit pilotproject. Er stond veel druk op de ketel om het register op tijd live te krijgen en daarmee te voldoen aan de Europese wetgeving. De deadline is samen met KVK en Ordina gehaald. Daarbij moesten we op momenten wel de prioriteiten heroverwegen, maar dat is ons gelukt. Nu zijn we volop bezig met de ontwikkeling van de vervolgreleases.’

‘De geleerde lessen nemen we mee naar een volgende klant van het ecosysteem RijksZaak’, vervolgt hij. ‘We zien bijvoorbeeld dat het naast verzakelijking (wie is waarvan en wie gaat waarover), ook nodig is om op basis van vertrouwen met elkaar samen te werken. Zo is er formeel geen contract tussen Ordina en DICTU, maar werken we operationeel wel met Ordina en KVK samen. Ordina heeft daarbij mandaat van KVK om te opereren.’