Samenwerken bij een watersnoodramp
De waterschade in Limburg had en heeft een grote impact op inwoners en ondernemers. Al snel werden de overstromingen in deze provincie uitgeroepen tot een ramp en trad de Wet tegemoetkoming schade bij rampen in werking. Er is in het kader hiervan bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en DICTU met man en macht gewerkt aan het opzetten van formulieren voor ondernemers. Wat betekende dit voor de betrokken medewerkers? Daarover spraken we met business analist Noer Mohamedhoesein (RVO) en delivery manager Richard Mulder (DICTU). Beiden waren vanaf het begin betrokken.
Volgens Mohamedhoesein betekent een dergelijke ramp voor RVO dat ze de beleidsontwikkelingen kort kunnen opvolgen met inrichting van de uitvoering: ‘In het geval van de watersnood was sprake van urgentie. Deze urgentie werd binnen RVO meteen duidelijk na het zien van alle mediabeelden. Hoe wordt dat vervolgens vertaald?’ Al snel werd een kernteam gevormd onder leiding van een directeur. Verschillende disciplines worden bijeengebracht in zo’n kernteam: mensen met kennis van de uitvoering en juridische zaken zijn nodig, maar ook mensen van de ICT zoals DICTU. Geluk bij ongeluk was dat er veel lessen zijn getrokken uit de overstroming van de Maas in 2011.
Rol RVO en DICTU
De rol van de RVO is om beleid te ondersteunen met uitvoeringsmogelijkheden. Mensen die bijvoorbeeld werkten tijdens de overstroming van de Maas, zijn opnieuw ingeschakeld voor hun expertise. Volgens Mohamedhoesein is het ook belangrijk dat je goed bent voorbereid op de mogelijkheid van een zo’n ramp: ‘Begin niet pas als een ramp zich al heeft voorgedaan. RVO had waar mogelijk al een aantal voorbereidingen gedaan en kon zo anticiperen en de aanpak in grote lijnen volgen. Zo verlies je de minste tijd.’
Mulder werkte met zijn team bij DICTU aan de technische kant en bekeek wat er allemaal nodig was voor het aanvraagformulier voor ondernemers. Hij vertelt hierover: ‘In het begin was niet duidelijk waarbinnen we het aanmeldformulier konden bouwen. Drie jaar geleden is een standaardformulier ontwikkeld dat enige basis kon vormen, maar uiteindelijk worden er altijd aanpassingen gemaakt op basis van de specifieke situatie. Denk aan postcodes en type huizen die verschillen per regio. Ook moet je het eens worden over het platform waarop het formulier wordt gedeeld en de opvolging: wat moet er gebeuren op het moment dat formulieren binnenkomen?’
Eenvoudig meldingsformulier
Uiteindelijk is besloten om het meldingsformulier zo eenvoudig mogelijk te houden: gedupeerden hoefden enkel schade te melden, zonder geschatte kosten of foto’s. Een schade-expert gaat langs om de volledige schade op te nemen. Het ontwikkelen van een formulier duurt meestal 2-3 weken, nu moest er een formulier online staan in 5 dagen. ‘De ramp vraagt om snel handelen onder druk, en dan gebeurde het ook nog eens in de vakantieperiode. De urgentie was hoog. We hebben met z’n allen tot laat in de avond en zelfs in het weekend doorgewerkt om het formulier met spoed online te krijgen’, aldus Mulder.
Het formulier ging vrijdag 9 augustus online en is 16 september 1262 keer ingevuld. Dit aantal kan oplopen, volgens Mulder: ‘Het kan zijn dat mensen via eigen hun verzekering voldoende vergoed gekregen hebben. Anderen kunnen er later nog achter komen dat hun eigen verzekering niet alles dekt en alsnog bij RVO terecht. Het formulier blijft dan ook open tot 15 december 2021.’
Prettige samenwerking
Mohamedhoesein vond de samenwerking tussen beide partijen zeer prettig: ‘Voor een prettige samenwerking in een crisissituatie, moet iedereen dezelfde urgentie voelen en op elkaars expertise en professionaliteit kunnen vertrouwen. In het begin ken je nog niet iedereen van het team. Blijf dus communiceren over de verwachtingen naar elkaar toe. We hielden continu het hogere doel voor ogen: het regelen van een meldpunt, zodat gedupeerden zich kenbaar konden maken en zich gehoord voelden. In een crisissituatie is wendbaarheid om de ontwikkelingen bij beleid kort op te kunnen volgen uiterst van belang. Dat is nu precies wat goed gelukt is bij deze regeling.’
Ook Mulder vond de communicatie onderling ‘fantastisch’. ‘Omdat er zo’n grote tijdsdruk bijzat, waren er veel mensen die ander werk uit handen lieten vallen. Alle prioriteit lag bij het meldpunt. Het enige dat beter kon, was de voorbereiding vooraf. Dan hadden we minder krap in de tijd gezeten.’