Sneller, slimmer en vooral samen oplossingen zoeken voor RijksZaak-teams

Yvonne Veenma van het Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) roept op tot actie. ‘Steeds meer DICTU-klanten gebruiken RijksZaak. De kennis en kunde van dit softwarepakket is schaars in de markt en dat verhoogt de druk op mensen die dat wel kunnen. DICTU wil wel leveren, maar vist in een lege vijver. Voor hun klanten geldt hetzelfde. We kunnen geen blik met softwareconsultants en programmeurs opentrekken. Daarom roep ik afnemers van RijksZaak op om samen naar een oplossing te zoeken.’ 

Veenma is hoofd Informatiemanagement bij het SodM, de onafhankelijk toezichthouder op de delfstoffen- en energiewinning in Nederland. Om inspecties, controles en handhaving te standaardiseren, is RijksZaak ingevoerd. ‘Wij noemen het HAVIK. Dat staat voor Handhaving, Adviseren, Vergunningen, Inspecties en Kwaliteit’, verklaart Veenma. 

In mei 2021 is het project afgerond en de beheerfase begonnen. Dat zorgt voor nieuwe uitdagingen en vraagstukken. Zo moeten er met regelmaat wijzigingen plaatsvinden. Veenma: ‘Wij vroegen al in juni voor een stukje doorontwikkeling een aantal nieuwe sprints aan, omdat we wisten dat er problemen zijn om deskundige teams samen te stellen.’

Vicieuze cirkel

Ze had nauw contact hierover met de dienstverantwoordelijke Rijkszaak en relatiemanager Martin Visser van DICTU, maar die konden niet tijdig de benodigde capaciteit bij RijksZaak regelen. En dat heeft een reden. ‘Recentelijk hebben we bij DICTU besloten om de realisatie van RijksZaak niet meer zelf te doen. We gaan een aanbesteding doen, zodat klanten het via die partijen laten uitvoeren. Wij blijven als DICTU wel het beheer en de ontwikkeling met eigen mensen doen. Vanwege deze knip zijn er veel minder mensen nodig, maar vanuit het RijksZaak-team zoeken we nog wel capaciteit. Ook om toekomstige invoeringen in beheer te kunnen nemen. Hierdoor heeft DICTU minder mensen beschikbaar. DICTU wil uiteraard wel graag leveren, maar als de mensen er niet zijn en de markt die ook niet kan leveren, blijven we in een vicieuze cirkel draaien’, legt relatiemanager Martin Visser van DICTU het probleem in een notendop uit. 

Veenma wil graag helpen. ‘Vanuit mijn opdrachtgeverschap is het niet goed om DICTU dit probleem alleen te laten oplossen. Zo van: ik ben een klant en jij lost het maar op, dus prettige wedstrijd ermee. Zo werken we niet. Samenwerken is een werkwoord. Daarom wil ik met andere klanten een robuuste oplossing bedenken.’

Toekomstbestendige oplossing

‘We hebben met schaarste te dealen en het kan niet zo zijn dat iemand die het hardste schreeuwt of het meeste geld heeft, nu voorrang krijgt. Laten we samen het gesprek aangaan, samen in nieuwe mensen investeren en zo samen met DICTU dit probleem voor nu en de toekomst oplossen. Die oproep doe ik aan alle klanten van RijksZaak. Want waarom alleen het wiel uitvinden, als je samen een betere oplossing kunt bedenken die bovendien geld en tijd bespaart. Dus meld je proactief aan als DICTU daarom vraagt. Maak ideeën hierover of ervaringen hiermee kenbaar, zodat we van en met elkaar kunnen leren en samen kijken hoe we dit voor de toekomst kunnen regelen.’

Tegelijkertijd pleiten Veenma en Visser ook voor een betere afstemming van tijd en capaciteit. Samenwerken helpt ook uniformiteit in de hand en dat bespaart geld en tijd. ‘Plan vooruit, zodat DICTU beter kan plannen en organiseren. Inventariseer samen hoeveel werk er op je afkomt en in welk kwartaal. Nu gebeurt dat nog vrij ad hoc. De maanden februari en maart zijn erg druk, dus smeer die drukte meer over het jaar uit’, vat Veenma haar pleidooi samen. ‘Samenwerken helpt uniformiteit in de hand en dat bespaart tijd en geld’, merkt Visser op. ‘Ik heb hier wel ideeën over en ga graag het gesprek aan.’