Veilig afscheid nemen van hardware uit de datacenters van DICTU

De datacenters die DICTU gebruikt zijn cruciaal voor onze dienstverlening. Deze datacenters staan vol met hardware die zorgen dat de applicaties van onze klanten continu beschikbaar zijn. Maar techniek heeft een beperkte levensduur. Wat gebeurt er eigenlijk met deze ‘oude’ hardware als het wordt vervangen? Door een unieke samenwerking met de Dienst Roerende Zaken van Domeinen (DRZ) gaat dit tegenwoordig veel sneller en veiliger. Een goede samenwerking óók vanuit duurzaamheid.

Op 24 april hebben Frank Jongbloed (directeur Domeinen Roerende Zaken) en Richard Wiersema (directeur Operatie DICTU) deze samenwerking – mooi gezegd het Samenwerkingsconvenant Verwerking Overtollig ICT-Materiaal -   officieel ondertekend.

DICTU-medewerker John van der Kruit is verantwoordelijk voor de infrastructuur in de datacenters die DICTU gebruikt. ‘Met alle hardware in de datacenters moet er regelmatig iets vervangen worden. Soms omdat er iets kapot gaat, maar ook omdat een onderdeel niet meer voldoet aan de eisen die wij aan onze hardware stellen.’

Er komt heel wat bij kijken

‘Even een harddrive vervangen is er niet bij. Als de oude hardware uit de ‘racks’ wordt gehaald volgt er een hele procedure die je moet doorlopen. Op zo’n harddrive staan data en die moet eerst verwijderd worden’, vertelt John. ‘Daar is een goede procedure voor, zodat er nooit gegevens op straat belanden. En omdat dit voor ieder individueel stuk hardware moet, inclusief de administratie, is dit een tijdrovende klus.
Tot voor kort schoonden we alle hardware zelf en verzamelden we alles in een aparte ruimte in de datacenters, het Infra-magazijn. Dan maakten we een afspraak met DRZ om de hardware op te laten halen. Vaak stond het magazijn tot de nok toe gevuld met oude hardware.’

Door de schoningsstraat bij Domeinen

Tegenwoordig gaat het een stuk makkelijker én sneller. Domeinen Roerende Zaken (DRZ) neemt DICTU een groot deel van het werk uit handen. Frank Jongbloed, directeur Domeinen Roerende Zaken: ‘We halen oude hardware regelmatig op in de datacenters. Via een gesloten keten wordt deze hardware naar onze ‘schoningsstraat’ in Hoogeveen vervoerd. Daar wordt de hardware volledig geschoond, volgens de standaarden van de AIVD. En als hardware nog hergebruikt kan worden regelen wij de verkoop. Zo niet dan wordt de hardware vernietigd in een shredder. De grondstoffen die overblijven worden uiteindelijk weer hergebruikt.’

Samenwerking naar het volgende niveau

Richard Wiersema, directeur Operatie DICTU: ‘We werken al jaren samen met DRZ, maar het is fijn dat we de samenwerking nu formeel in een convenant hebben vastgelegd. Zo is duidelijk wat we van elkaar mogen verwachten. De nieuwe werkwijze van DRZ maakt het voor DICTU een stuk makkelijker om op een veilige manier afscheid te nemen van oude hardware. Ook vanuit duurzaamheid is dit een mooie samenwerking. Hardware die nog gebruikt kan worden krijgt ergens anders een tweede leven. En anders wordt het via DRZ verwerkt tot herbruikbare grondstoffen.’

John van der Kruit ziet nog een belangrijk voordeel voor DICTU. ‘Het scheelt een berg aan administratie! Nadat DRZ de hardware heeft geschoond krijgen wij een overzicht met daarop alle oude hardware die is verwerkt. En dit overzicht kan nu in één keer naar onze inkoop. Want alle oude hardware moet ook weer ‘uit de boeken van DICTU.’

Zo zorgen we dat onze hardware steeds voldoet aan de laatste eisen en standaarden en regelt DRZ dat we veilig en verantwoord afscheid nemen van de oude hardware.'