Waarom ESTT voor RijksZaak kiest

Post, papier en e-mail afhandelen moet sneller, efficiënter en vooral veiliger kunnen, dacht de Eenheid Secretariaten Tuchtcolleges en Toetsingscommissies (ESTT) bij VWS toen ze een nieuw zaakgericht platform zochten. De keuze viel al snel op DICTU’s RijksZaak vertelt projectleider Sophie van Gorp. ‘RijksZaak is binnen VWS al favoriet. Bovendien wilden we de ontwikkeling graag in eigen huis houden, oftewel binnen de overheid.’

De eerste gesprekken met DICTU over de invoering van RijksZaak startten al in 2019. Toen ging het vooral nog over een platform voor de tuchtzaken. Van Gorp kwam er in 2021 bij, toen de overgang van de Regionale Toetsingscommissies Euthanasie op RijksZaak werd besproken. En zo zag op 23 mei 2022 ELEOS het levenslicht. ‘Dat betekent barmhartigheid, wat wij een toepasselijke naam vonden’, aldus Van Gorp.

De toetsingscommissies beoordelen meldingen van levensbeëindiging op basis van de wettelijke zorgvuldigheidseisen. Ze toetsen of een arts die euthanasie heeft uitgevoerd of hulp bij zelfdoding heeft verleend, zich aan deze zorgvuldigheidseisen heeft gehouden. Er zijn vijf regionale commissies met één gezamenlijke woordvoerder.

Einde aan Excellijsten

‘We kozen ervoor om de ingebruikname op te splitsen in twee momenten, zodat we nog parallel in ons oude zakelijke IT-systeem konden werken’, vertelt Van Gorp. ‘Dat is bij de medewerkers heel goed ontvangen. Het nieuwe systeem vraagt wel om een andere manier van werken, met andere knoppen en functionaliteiten, maar kent daarnaast vooral veel voordelen. Zo is het nieuwe systeem gebruikersvriendelijker voor de 20 medewerkers bij VWS en de 45 commissieleden die op afstand ermee moeten werken. Na een korte opleiding konden ze er al snel mee werken. Post hoeft voor een groot deel niet meer uitgepakt, ingescand of gearchiveerd te worden, maar komt meteen digitaal in het systeem binnen. De grootste verandering daarbij is dat we nu niet meer met Excellijsten hoeven te werken.’

Ze vervolgt: ‘Ook zien medewerkers meteen de werkvoorraad in RijksZaak staan en kunnen ze ook meldingen voor andere collega’s oppakken. Dat is handig bij afwezigheid door ziekte of vakantie. Daarnaast is het mogelijk om via RijksZaak rapportages voor het jaarverslag uit te draaien en is de privacy van gegevens beter gewaarborgd. Bij de tweede release is er ook een koppeling met de GGD’s gerealiseerd, waarbij meldingen digitaal naar Eleos worden verzonden. En omdat ELEOS onderdeel is van RijksZaak kunnen andere afdelingen en organisaties binnen het ministerie van VWS onderdelen ervan hergebruiken. Zo is er voor ELEOS een brievenboek gemaakt met onder meer sjablonen voor ontvangstbevestigingen en oordelen die DICTU ook weer aan andere klanten kan aanbieden.’ 

Goed ingespeeld team

De samenwerking met DICTU was goed. Daarbij hielp het volgens programmamanager Peter Brijs van DICTU ook enorm dat er een inmiddels goed ingespeeld DICTU-team aan ELEOS ging werken. Brijs: ‘ESTT had al een IT-systeem voor tuchtzaken dat via RijksZaak liep. Dat maakte de overgang voor de Regionale Toetsingscommissies Euthanasie naar RijksZaak iets gemakkelijker. Tachtig procent van het oude team stapte over naar het nieuwe.’

Hij vervolgt: ‘Voorafgaand aan de daadwerkelijke bouw hebben we met het team en ESTT veel tijd besteed aan het verdiepen van werkafspraken en werkprocessen. Ook dat hielp enorm bij de samenwerking en het op tijd leveren. RijksZaak biedt een platform waarop al heel veel is ingericht en voorbereid voor zaakgericht werken binnen de Rijksoverheid. Maar je zet het niet zomaar aan. Het vraagt altijd een klantspecifieke inrichting. Wel kun je onderdelen ervan hergebruiken voor andere klanten, zoals het eerdergenoemde brievenboek waarmee standaard briefsjablonen gebruikt worden.’

Goede samenwerking

De twee kijken terug op een goede samenwerking. Van Gorp: ‘Dit was mijn eerste samenwerking met DICTU en die is goed bevallen. Ik heb geen echt kritisch puntje, behalve dan dat er wel eens verwarring was over de zeer uitgebreide en daardoor soms wat onoverzichtelijke rapportages van DICTU. Maar het geheel is goed verlopen, binnen het budget en de afgesproken tijd.’

Brijs vult lachend aan: ‘We verloren ons soms inderdaad te veel in details. Als je meer vertelt, krijg je ook meer vragen en wil je meer uitleggen. Een leerpuntje voor de volgende keer.’