AT wordt RDI. Wat er allemaal bij een naamsverandering komt kijken

Een reorganisatie, een naamswijziging en tegelijkertijd de winkel openhouden. Het voormalige Agentschap Telecom (AT) kreeg het in korte tijd voor elkaar. Per 1 januari ging de organisatie juridisch al door het leven als Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI). Per 1 april werden de laatste stappen gezet. DICTU stond voor de uitdaging om alles achter de schermen digitaal aan te passen. Daarbij kwam veel meer kijken dan je op het eerste gezicht zou denken.

Een naamswijziging komt natuurlijk niet zomaar uit de lucht vallen, legt RDI-projectleider Erik Poortman uit: ‘Onze oude naam stamde nog uit de tijd dat we voornamelijk vergunningen verstrekten en toezicht hielden op de etherfrequenties. Tegenwoordig doen we ook taken rond informatiebeveiliging, digitale netwerken, keurmerken en frequenties van slimme apparaten en algoritmes. We houden ons zelfs ook bezig met ruimtevaart. Daarnaast is het aantal medewerkers verdubbeld naar meer dan vierhonderd collega’s. De nieuwe naam past dan ook veel beter bij ons takenpakket, onze omvang en onze ambities als autoriteit.’

Projectplan met doelen

Poortman is sinds september 2022 manager van de afdeling Informatiemanagement. Zijn eerste taak: het regelen van de naamswijziging per 1 januari 2023. Bij de start constateerde hij dat er nog een onvoldoende gedetailleerd projectplan was om die doelen te bereiken. Ik heb toen als eerste een gedetailleerde projectplan met doelen en planning opgesteld. Op mijn advies is vanwege het korte tijdsbestek ervoor gekozen om per 1 januari wel alvast de juridische naamswijziging door te voeren, maar pas 1 april als deadline voor de operationele veranderingen aan te houden.’

‘Het gaat bij ICT-naamsveranderingen om veel meer dan alleen het veranderen van een url’, legt Poortman de splitsing van het traject uit, ‘ICT-veranderingen hebben ook effect op bijvoorbeeld applicaties, telefonie, infrastructuur, communicatie en intranet. Ondanks alle goede voorbereidingen popten er elke keer tijdens werkoverleggen toch zaken op die we niet eerder in beeld hadden en waarmee we ook iets moesten. Of we kwamen erachter dat bepaalde applicaties in beheer waren bij een ander ministerie, zoals een internationale reizenapplicatie bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Het was kortom een zeer complex project dat je ook wel kunt vergelijken met de invoering van de euro in het jaar 2000. Je moet bij zo’n project het hoofd koel houden, overzicht houden en vooral lopende lijntjes met elkaar in verbinding brengen. Dat is gelukt. Wat dat betreft alle complimenten aan het team en DICTU voor de goede samenwerking en projectmanager Lex Veldhuis van DICTU in het bijzonder die ons scherp hield.’

‘Onze oude naam stamde nog uit de tijd dat we voornamelijk toezicht hielden op de etherfrequenties.’

Twee maanden 

Veldhuis coördineerde al het werk dat DICTU moest doen. ‘Eigenlijk was half DICTU wel bij dit project betrokken. In april 2022 hoorden we al dat er plannen waren voor een naamswijziging. De offerte kon echter door definitieve besluitvorming niet eerder dan 28 september worden aangevraagd. Hierdoor kwamen we best laat het proces binnen. En omdat veel mensen in de kerstperiode afwezig waren hadden we maar twee maanden om dit voor elkaar te krijgen.’

Veldhuis zette alle acties uit en organiseerde binnen DICTU een wekelijks werkgroep met mensen van werkplekdiensten, telefonie, mail enzovoort. Er moest dan ook ontzettend veel gebeuren. Veldhuis: ‘Denk aan tekstuele veranderingen op intranetpagina’s, telefoonnummers, e-mailadressen, url’s et cetera. RDI moest zelf ook denken aan financiële zaken als eBS en het goed verwerken van uren. Ook moest alles goed staan in P-Direkt (personeelszaken). Daarnaast was registratie nodig van de domeinnamen rdi.nl en rijksinspectiedigitaleinfrastructuur.nl. Met dat laatste wilden we voorkomen dat grappenmakers en kwaadwillenden met deze naam aan de haal zouden gaan.’

400 laptops

Hij vervolgt: ‘We moesten allereerst in onze technische infrastructuur de naam RDI opnemen en zorgen dat deze technisch geaccepteerd en herkend wordt. Daarin zat best veel werk. Je wilt namelijk ook dat alle oude informatie van bijvoorbeeld calls na 1 januari nog gewoon zichtbaar zijn. Pas daarna kan je ze onderverdelen in telefonie, e-mail, dns0-namen, folderstructuur, gebruikers en applicaties. Bij e-mailadressen moesten zowel mailtjes gericht aan @agentschaptelecom.nl als @rdi.nl bij de gebruiker blijven aankomen. Daarnaast nam DICTU de telefonieregeling van RDI over en kreeg iedereen 088-nummers. Ook kregen alle RDI-medewerkers een nieuwe inlognaam  voor de Cloud Werkplek.’

Na januari moesten we nog de vierhonderd laptops en telefoons opnieuw klaarmaken voor gebruik. ‘We moesten dus voor voldoende mensen bij On-Site-Support zorgen om dat te regelen. Ook certificaten werden aangepast of gewijzigd’, vertelt Veldhuis verder. ‘En als je denkt dat je dan eindelijk alles goed in de smiezen hebt, is er iemand die bedenkt dat RDI ook actief is in het Caraïbisch gebied. Gelukkig was dat niet iets wat DICTU moest doen, maar zo zie je wel aan hoeveel er gedacht moet worden! Ons draaiboek voor een volgende keer ligt al klaar.’

‘En als je denkt dat je dan eindelijk alles goed in de smiezen hebt, is er iemand die bedenkt dat RDI ook actief is in het Caraïbisch gebied.’

Belangrijkste lessen

Poortman vervolgt: ‘Voor RDI was het doorvoeren van de reorganisatie en tegelijkertijd een naamswijziging een groot programma waarmee we nog niet zoveel ervaring hebben. Daarvan hebben we geleerd. Daarom zijn ons draaiboek en projectplan nu gearchiveerd voor de toekomst. De tweede geleerde les is dat je vanuit ketens moet denken. Je moet op de gebruikersstoel gaan zitten en bedenken wat er gebeurt als die inlogt. Een applicatiewijziging werkt namelijk ook door op bijvoorbeeld de cloudwerkplekken.’