‘Sluit bij de geboorte van een applicatie al een overlijdensverzekering af’

Ooit van Life Cycle Management (LCM) gehoord? Dat is een continu proces om de onderhouds- en beveiligingsupdates van software en applicaties te ondersteunen. Het LCM-team van DICTU en RVO werken al drie jaar aan het opschonen van het applicatielandschap van RVO. Jacob Bos (RVO, rechts op de foto)): ‘DICTU-collega Arnoud Bosch (links op de foto) verzorgt daarbij de technische analyse. Ik kijk wat er met de ingewonnen informatie moet gebeuren en de koppelingen met andere processen en applicaties.’

Jacob: ‘LCM zorgt ervoor dat een applicatie van de ontwikkeling (de wieg) tot het graf wordt verzorgd. Alles wat in de tussentijd met die applicatie gebeurt, hoort bij LCM. Dat betekent dat je moet zorgen voor het onderhoud, het up-to-date houden van de onderliggende infrastructuur en de beveiliging. Het betekent ook dat je op de juiste manier met de data moet omgaan (AVG) die de applicatie heeft verzameld. En dat je volgens de Archiefwet data tijdig archiveert of vernietigt.’

‘LCM zorgt ervoor dat je als organisatie beter kunt innoveren, wendbaarder bent en de beveiligingskosten laag kunt houden’, vult Arnoud aan. ‘De kennis over de applicaties in de organisatie neemt af, zeker als ze niet langer in gebruik zijn. Dat vergroot de kans op beveiligingslekken en zorgt dus voor hogere onderhoudskosten. Daarom is het goed om al vooraf te bedenken over het einde en de manier van afscheid nemen.’

Eyeopener

Het team is drie jaar geleden gestart met het opschonen van het mestapplicatielandschap. Een hele klus, waarbij er door het gebruik van koppelvlakken veel meer ongebruikte applicaties waren dan gedacht. Jacob: ‘Een van de eyeopeners daarbij was dat RVO en DICTU elkaar nodig hebben om een goed beeld te krijgen van applicaties die geruimd kunnen worden. DICTU kan goed adviseren over de technische kant, RVO over de businesskant en wat er met de data moet gebeuren.’

Inmiddels is bij RVO ook het applicatielandschap van de Dienst Landelijk gebied opgeschoond. ‘We zijn nu met DR1 bezig en een paar weken terug zijn we met het onderdeel Visserij gestart. Ook hier komen we veel verrassingen en extra koppelingen tegen waar we wat mee moeten. We ruimen data op of archiveren die. Wij geven alleen aan dat er data zijn en vragen wat er met die data moet gebeuren. Het is aan de directeur om te beslissen of data uiteindelijk wel of niet bewaard moet worden’, aldus Jacob.

Versnellen opruimproces

Arnoud en Jacob zijn nu bezig een expertteam op te zetten om de opgedane kennis breder binnen de hele organisatie uit te dragen. Jacob: ‘We zijn nu bezig om dertig jaar achterstand in te lopen en het huidige applicatielandschap op te schonen. Ik hoop dat het expertteam uiteindelijk voor een zeker bewustzijn bij DICTU en RVO zorgt. Dat duidelijk wordt dat we al bij de geboorte van een applicatie een soort overlijdensverzekering moeten afsluiten voor het einde. Als je dat goed doet, kun je het uiteindelijke opruimproces enorm versnellen.’

Arnoud: ‘LCM is daarom een continu proces en nooit af. Bij elke applicatie die je maakt, moet je samen met de klant nadenken over het einde en de manier van afscheid nemen. Je kunt ervoor kiezen dat niet te doen, maar dan vergroot je het risico op beveiligingslekken en hoge onderhoudskosten. Daarom is mijn advies: Ga met elkaar al bij het begin over dat proces in gesprek, zoek elkaar op.’ Jacob vult aan: ‘Heel mooi dat je dat zegt. Dat is ook mijn motto: LCM doe je niet alleen, maar doe je samen!’