Management Ondersteuner
- Den Haag
- 36 - 36 uur per week
- MBO
- Uitvoerend / Ondersteunend
- €2.734 - €3.529 (Schaal 7)
- Tot 30 april
ls Management Ondersteuner ben je verantwoordelijk voor een breed pakket aan taken. Je biedt secretariële ondersteuning aan de Divisie. Je houdt het overzicht, stelt prioriteiten en behoudt de regie over je eigen agenda en die van de personen die je ondersteunt. Je beheert nauwkeurig en complexe agenda's en e-mailverkeer. Je verwerkt inkomende en uitgaande post en speelt een representatieve rol in het aannemen en behandelen van telefoonverkeer, en het ontvangen en begeleiden van gasten. Je zorgt voor een snelle en effectieve afhandeling van vragen en acties die voortkomen uit mail- en telefooncontact.
Daarnaast organiseer je vergaderingen, plan je afspraken en regel je indien nodig vervoer, parkeerplaatsen en hotelovernachtingen. Je bent betrokken bij logistieke activiteiten en leveringen. Je hebt zowel intern als extern contact, bijvoorbeeld met leveranciers en Rijksbrede opdrachtgevers. Ook ben je verantwoordelijk voor de registratie van zaken zoals ziekmeldingen, het klaarzetten en archiveren van vergaderstukken, en mogelijk het notuleren van vergaderingen.
Als onderdeel van het team van managementassistenten zorg je er samen met je collega's voor dat het werk wordt gedaan. Je behoudt het overzicht en vangt elkaars werkzaamheden op bij afwezigheid door ziekte, vakantie of piekbelasting.
Zonder werkervaring als management ondersteuner of een soortgelijke functie zul je helaas niet in aanmerking komen voor deze sollicitatie.
- Afgeronde MBO-opleiding in een secretariële richting.
- Ervaring in een vergelijkbare functie is een pre.
- Actuele en actieve kennis van en ervaring met kantoorautomatisering (MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Ervaring met het plannen, organiseren en prioriteren van activiteiten.
- Ervaring met werken in teamverband.
- Kennis van de EZ-organisatie is een pre.
Competenties:
- Klantgerichtheid
- Voortgangscontrole
- Plannen en organiseren
- Organisatiesensitiviteit
- Samenwerken
- Integriteit
- Zelfontwikkeling
Ben jij een teamspeler en dienstverlenend naar opdrachtgevers en stakeholders? Ben je flexibel, stressbestendig en gedij je goed in een dynamische omgeving die voortdurend in ontwikkeling is? Heb je een professionele, integere en proactieve houding, en kun je vertrouwelijke informatie en documenten goed beheren? Begrijp je dat de manier waarop je dingen doet net zo belangrijk is als wat je doet? Haal je voldoening uit de vele interacties met collega's en het gezamenlijk behalen van resultaten?
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Herplaatsingskandidaten en verplichte van werk naar werk kandidaten niet zijnde van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit dienen een aanwijzingsbesluit van het bevoegd gezag toe te voegen aan de sollicitatie.
Na sluitingsdatum zal de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.
Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.
Een assessment kan onderdeel zijn van het selectieproces. Na de periode van de tijdelijke arbeidsovereenkomst is de intentie de overeenkomst voor onbepaalde tijd voort te zetten. Direct een contract voor onbepaalde tijd behoort tot de mogelijkheden.
DICTU maakt dat het werkt, werk jij mee?
Stap 1. Sollicitatiebrief en cv mailen
Reageer op de vacature door een sollicitatiebrief en cv te mailen. Je ontvangt een bevestiging. Wij beoordelen je brief en cv. Per telefoon hoor je of je uitgenodigd wordt voor een gesprek en per mail hoor je of je bent afgewezen.
Stap 2. Eerste gesprek
Het eerste gesprek is online en vindt plaats via Teams. We bellen je om een afspraak te maken voor het gesprek. Daarna ontvang je per mail een uitnodiging met de datum, tijdstip en de Teams link. Het gesprek kan ook op kantoor plaatsvinden.
Stap 3. Assessment
Als je door bent naar de volgende ronde, volgt er een online assessment, dit is verplicht. Het assessmentbureau stuurt een mail met een link naar een beveiligde omgeving. Daar vul je een online vragenlijst in. Daarna volgt telefonisch nog een persoonlijk gesprek met een medewerker van het assessmentbureau om de resultaten te bespreken.
Stap 4. Tweede gesprek
Hierna volgt het tweede gesprek. Dit gesprek is altijd op locatie. We bellen je opnieuw om een afspraak te maken. Je ontvangt ter bevestiging een mail met de datum, tijdstip en locatie.
Stap 5. Arbeidsvoorwaardengesprek
Als er van beiden kanten een match is, volgt het arbeidsvoorwaardengesprek.