Management Ondersteuner
- Den Haag
- - 36 uur per week
- Mbo - 4
- Uitvoerend / Ondersteunend
- €3246 - €4340 (Schaal 8)
- nog 13 dagen
Ben jij een teamspeler en dienstverlenend naar opdrachtgevers en stakeholders? Ben je flexibel, stressbestendig en gedij je goed in een dynamische omgeving die voortdurend in ontwikkeling is? Heb je een professionele, integere en proactieve houding, en kun je vertrouwelijke informatie en documenten goed beheren? Dan zijn wij op zoek naar jou!
DICTU is één van de grootste ICT-dienstverleners van de Rijksoverheid en om ons team te versterken zijn wij dringend op zoek naar een ervaren management ondersteuner!
In de rol van management ondersteuner ben jij verantwoordelijk voor een breed takenpakket. Je biedt secretariële ondersteuning aan de Directie en dankzij jouw secure manier van werken, je discipline en uitstekende vaardigheden op het gebied van planning en organisatie kunnen onze directieleden diverse opdrachten met een gerust hart aan jou toevertrouwen. Met jouw scherpe blik houd jij het overzicht, stelt prioriteiten en behoudt de regie over je eigen agenda en die van de personen die je ondersteunt. Je beheert nauwkeurig en complexe agenda's en e-mailverkeer. Je verwerkt inkomende en uitgaande post en speelt een representatieve rol in het aannemen en behandelen van telefoonverkeer, en het ontvangen en begeleiden van gasten. Je zorgt voor een snelle en effectieve afhandeling van vragen en acties die voortkomen uit mail- en telefooncontact.
Daarnaast organiseer je vergaderingen, plan je afspraken en regel je indien nodig vervoer, parkeerplaatsen en hotelovernachtingen. Je bent betrokken bij logistieke activiteiten en leveringen. Je hebt zowel intern als extern contact, bijvoorbeeld met leveranciers en Rijks brede opdrachtgevers. Ook ben je verantwoordelijk voor de registratie van zaken zoals ziekmeldingen, het klaarzetten en archiveren van vergaderstukken en mogelijk het notuleren van vergaderingen.
Kortom, een leuke, uitdagende functie waar geen dag hetzelfde is en jij echt het verschil kunt maken!
DICTU maakt dat het werkt, werk jij mee?
Als onderdeel van het team van managementassistenten zorg je er samen met je collega's voor dat het werk wordt gedaan. Je behoudt het overzicht en vangt elkaars werkzaamheden op bij afwezigheid door ziekte, vakantie of piekbelasting.
Als senior in het vakgebied draag je bij aan de ontwikkeling van het vakgebied en kun je jouw kennis en ervaring overdragen aan andere medewerkers. Je coördineert complexe informatiestromen en stelt managementinformatie samen.
Wat verwachten we van jou
Om voor deze functie in aanmerking te komen, verwachten we dat je:
• Afgeronde Mbo-opleiding in een secretariële richting.
• Ervaring in een vergelijkbare functie met complexe agenda's beheer.
• Actuele en actieve kennis van en ervaring met kantoorautomatisering (MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Ervaring met het plannen, organiseren en prioriteren van activiteiten.
• Ervaring met werken in teamverband.
• Kennis van de EZ-organisatie/ binnen de Rijksoverheid is een pré.
De competenties die wij zoeken voor deze rol, zijn:
• Klantgerichtheid
• Voortgangscontrole
• Plannen en organiseren
• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Integriteit
• Zelfontwikkeling
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Na sluitingsdatum zal de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.
Een assessment kan onderdeel zijn van het selectieproces. Na de periode van de tijdelijke arbeidsovereenkomst is de intentie de overeenkomst voor onbepaalde tijd voort te zetten.
Tot slot vinden wij het belangrijk om een diverse en inclusieve organisatie te zijn. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. We streven naar een cultuur van gelijkwaardigheid en van veiligheid, waar je kunt zijn wie je bent. Waar je ingezet wordt op je unieke kwaliteiten en waar je gestimuleerd wordt om je talenten verder te ontwikkelen. We willen dat onze organisatie een betere afspiegeling van de maatschappij is qua leeftijd en afkomst. Daarom nodigen wij eenieder uit om te solliciteren!
Sluiten jouw werkervaring en ambities goed aan op deze vacature? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet!
Tip: geef in je motivatiebrief concrete voorbeelden die jouw competenties onderbouwen!
DICTU maakt dat het werkt, werk jij mee?
www.dictu.nl
Stap 1. Sollicitatiebrief en cv mailen
Reageer op de vacature door een sollicitatiebrief en cv te mailen. Je ontvangt een bevestiging. Wij beoordelen je brief en cv. Per telefoon hoor je of je uitgenodigd wordt voor een gesprek en per mail hoor je of je bent afgewezen.
Stap 2. Eerste gesprek
Het eerste gesprek is online en vindt plaats via Teams. We bellen je om een afspraak te maken voor het gesprek. Daarna ontvang je per mail een uitnodiging met de datum, tijdstip en de Teams link. Het gesprek kan ook op kantoor plaatsvinden.
Stap 3. Assessment
Als je door bent naar de volgende ronde, volgt er een online assessment, dit is verplicht. Het assessmentbureau stuurt een mail met een link naar een beveiligde omgeving. Daar vul je een online vragenlijst in. Daarna volgt telefonisch nog een persoonlijk gesprek met een medewerker van het assessmentbureau om de resultaten te bespreken.
Stap 4. Tweede gesprek
Hierna volgt het tweede gesprek. Dit gesprek is altijd op locatie. We bellen je opnieuw om een afspraak te maken. Je ontvangt ter bevestiging een mail met de datum, tijdstip en locatie.
Stap 5. Arbeidsvoorwaardengesprek
Als er van beiden kanten een match is, volgt het arbeidsvoorwaardengesprek.